1-3-1行政規章與SOP流程的建立

    這是知識管理的重要歷程，建立知識平台的目的是為了達到知識管理，將學校內零散的資訊整合起來，促進組織內部的知識流通，提升個人獲取知識的效率，減少因重複勞動，重複錯誤所損失的時間與人力，因此建立行政規章的平台及SOP系統是必須的。在經驗與知識的傳承中，建立SOP文件知識庫，讓「有價值」之SOP文件和歷程智慧得以被保存，並透過容易使用之數位化輔具的得以保存。

一、建立行政規章

    (一)訂定符合學校需要的規章及辦法。

    (二)規章及辦法能利用書面文件或學校網站公布

    (三)各處室工作章則，含教務、學務、總務、輔導、圖書等各處室章則及學年工

作計畫，並適時更新。並於學校網頁中建置各處室行政章則放置各項行政資

源，更供有需求的學生、家長、教師、社區人士查閱，以利各項行政作業。

網址如下http://www.ycps.tp.edu.tw/fdownload/fdlist.asp?id={1BEAC214-8775-45C4-AEC2-72F129E56F4E}

二、重要的行政事務建有SOP流程

(一) 認識SOP流程

1.對於經常性或重複性工作，例如各種檢驗、操作、作業等，為使程序一致化，將其執行過程予以詳細描寫之一種書面文件。

2.目的在於減少人為錯誤；降低不良率。工作合約之履行，以達精密度、準確度、完整性、代表性與比較性的計量。最後還可作為預防性及改善性的維護，以避免重覆犯錯的損失。

3.對於 SOP 在計畫中的主要精神不僅重視品質的過程面（process），更強調品質的程序邏輯。

(二) 學校行政建置標準作業流程的目標

1.以標準化作業流程(SOP)的概念，建構學校行政業務的標準化作業流程。 

2.透過工作分析方式將行政作業標準化，改善行政工作流程。 

3.使學校同仁能熟悉各項行政工作的意涵、工作流程及具體的作業方式。 

4.促成學校同仁參與校務，營造支援服務、團隊合作的工作氣氛。 

5.透過學校各項會議，監控執行過程，充分掌握目標達成的狀況，確保行政作業的品質，藉以提升學校整體經營成效。

(三)學校行政建置標準作業流程的效益

1.確保服務品質：作業流程統一，任何單位及成員均按規定執行，亦可做為訓練新進人員的教材，可減少不必要的摸索、錯誤與缺漏，維持一定的服務品質。 

2.權責劃分明確：使承辦人員清楚了解本身權責與該執行的業務及工作內容。 

3.提升行政效率：大部分作業流程可依標準作業流程進行，其餘力則專注在處理小部分重要或是突發事件的流程，以提升效率。而且制定SOP可以提醒承辦人員所有應辦事項，避免遺漏。 

4.教育及訓練教材：SOP提供學校成員不斷的學習及成長。當不同處、室、組持續努力做改善作業流程時，資深人員將過去的工作經驗轉化為可流通的文字記錄時，在彼此模仿、互相交流或標竿壓力等改進的動力下，即使資深人員也能有改善的空間與管道。 

5.學校組織知識的累積：良好的流程與優秀的技術如能藉由制度化與文件化的方式，當可成為組織既定的規範與標準，不會人去政息，有助於學校行政累積組織知識。 

1-3-2行政組織的運作與協調

一、行政組織運作與協調之理論

(一)善用Habermas的溝通行動理論。

(二)運用科技管理，在載體及載具的運用增加效率。

(三)加強全面品質管理，著力於流程管理。

二、永春行政團隊的效能與效率

    永春的行政團隊素有效能。教務、訓導、總務、輔導、人事、會計以及幼稚園，均能在本位的事務上負責盡責，而處室之間業務不但能夠協調互動且感情緊密良好；周延的學校事務、安全以及支援系統，在警衛、保全及各事務人員的分工合作上，更是發揮得淋漓盡致。因此從「教學支援」及「行政服務」的角度來看，永春的行政團隊絕對是一個有效能的團隊。

    (一)每週一召開主管會報，規劃及檢討校內近期活動。

    (二)每週一次全校教職員工教師晨會，傳達最新教育資訊及校內活動。

    (三)每月一次擴大校務工作會議、學年會議、領域專業研討，即時彙整教師想法

        經驗，檢核各項計畫執行效能，做為校務推展改進參考。

三、依照分層負責的原理，貫徹分工的責任與理念

    (一)分層負責：辦事員（工友）負責勤務支援、警衛掌握校園安全、職員、組長

        及主任依照分層負責表落實計畫、執行、考核，並隨時掌握業務。

    (二)主動自動：遵行每一項業務均有負責人員的原則。每一位同仁均應對負責業

        務保持敏感並追求卓越，也能預防問題發生，更能提前因應做好危機管理。

四、樽節經費，增益功能並提昇設備使用率及運作效能：

   （一）教育經費編列制度化、運用合理化、分配公開化，增進經費使用績效。

   （二）制定採購程序，相對提昇採購效率及品質控管使學校親師生受惠。

   （四）善用行政管理工具協助落實內控內稽作業，獲得上級長官讚許。

   （五）建立工程管理作業程序，結合工程稽核小組及建築師聯合督導，提升工程

         品質，依序建立檔案。

   （六）制定事務管理維護的辦法，按照工作進度提昇學校經營效能的助力。

五、制定短中長期品質改進計畫，啟動改造組織型態：

   （一）成立教學品質增進小組，成為學習型組織，推動校務發展。

   （二）形塑標竿學習圖像。

六、運用計畫、執行、檢核、行動循環並以持續改進為原則的管理系統：

   （一）跨處室形成專案管理團隊：近4年總計辦理100場次專案活動。

   （二）各處室辦理各項宣導活動場次：近4年舉辦近500場次宣導活動。

   （三） 透過102學年度學校日回應家長的改進意見達50次，並在網站上做完整

          回覆。

七、重視科學管理及教育訓練，並持續增強改進的動力。

八、透過各專業領域的品質認證、確保本校的教學卓越提升。

九、行政管理制度傳承及評估資訊建立：各項會議紀錄定期公告，並將活動資料建置專案夾或燒錄光碟，並建立活動檢核表作為改進參考依據。

1-3-3危機管理機制與實施

    危機管理從利害關係者出發以控管品管預防的概念切入，「風險管理」是一個可以採行的方式，進行風險管理就能掌握風險面對風險降低風險，相對的危機產生的機率就會降低。

一、透過安全教育教育課程的實施，能夠深化學生安全意識，不論在任何場所都能夠

    警覺安全問題，能夠做到降低或排除危險的方法，甚至知道解決與處理意外事件

    的途徑。

    (一)透過監測校園容易發生意外事件危險區域或地點，讓學生了解校園危險紅點

        區，並提供學校做為改善的目標，有效降低意外發生。

    (二)學校更加有效地加強各項設施、校舍、運動場所等安全，提供師生更加舒

        適安全的學習與休閒空間。

    (三)透過學校與社區夥伴合作關係，在社區資源充分支援下，建構校內外安全無

        虞的防護網。

    (四)建構一個友善，零霸凌的校園，提供給學生一個安全無虞的學習環境。

    (五)透過組織化、系統化的推動策略，能有效增進師生安全意識，並指導學生將

        安全的觀念落實在學校。

二、建立及時性危機管理的模式，達成預防功能：

   （一）建置場館租借使用登錄系統：隨時注意場館使用情形做出適切的分配。

   （二）成立工程管理小組。

   （三）推廣防災及疾病管制宣導。

        1.辦理防震疏散演練提高學生災害應變能力。

        2.建置防災應變及危機事件管理流程圖。

        3.消防隊信義分隊蒞校做防火宣導。

        4.每年辦理防災體驗研習、防護團講習、CPR急救訓練等課程。

        5.辦理衛生宣教活動如信義健康中心蒞校宣導、視力保健宣導、腸病毒宣導

等。

   （四）及時監控修繕系統：透過e化管理系統建立完善設備修繕系統，養成隨報

         隨修的習慣；每年修繕次數達上千次，務期達到物盡其用之利。

   （五）完備的監視網絡及人力巡查系統：全校48組數位監視系統全方位24小時

         監控重點區域、全校128個保全監控系統、每天並由8位導護老師、8位

         職工友、 2位警衛形成嚴密巡查網絡。

   （六）制定門禁管制辦法：與五分埔派出所簽訂維安契約，與社區巡守隊約定巡

         查區域，有效維護校園安寧及純淨良好之教學環境、並與社區保持良好之

         敦親睦鄰關係。

   （七）有計畫加強人力培訓計畫加深親師生防災意識：教師每年防災知能受訓

          3小時，導護志工交通專業訓練3小時，學生防災體驗學習3節課。   

1-3-4行政e化管理的推動
一、 學校e化管理的規劃
    根據校內教學及行政需求，以年度資訊設備預算更新汰換資訊設備，並依循資訊發展計畫，進行資訊設備的規劃及管理。
    (一)資訊設備之配置由資訊推動小組開會決定，每學年度調查各單位的資訊設備 

需求，兼顧教學與行政各單位的需求而決定。
(二)已訂定各教室資訊設備使用管理辦法、電腦教室使用管理辦法、多媒體專區 

使用管理辦法等。
(三)校園網路為100M頻寬，網路骨幹以光纖連結接兩中繼點，全校現為cat5e

線路，主要校園連線設備為4部48PORT的switch，全校目前為一個LAN。
(四)全校無線網路已建置25顆AP。

二、設備使用與維修記錄
(一)建立資訊設備使用維修辦法：硬體方面由廠商維修，軟體方面由資訊組長和

系統管理師支援。過保固期的資訊設備目前由校內自行維護。伺服器由資訊

組長和系統管理師定期維護並且作軟體補丁。
(二)建立線上報修制度，方便維護與追蹤紀錄。
(三)建立線上系統日誌，以方便修理維護並追蹤伺服器，以便未來的維修。
(四)主機房重整

1.縮小原使用空間有效降低空調設備電費及冷房效果

2.連線設備櫃經基礎整線後能維持機器及連線的基本穩定以及降低維修成本。

3.伺服器新增兩機櫃，可有效整合伺服器功能性。

4.電力重整後可有效降低機房機器損壞情況。
(五)e化管理空間與設備之增置及維護。
    1.校務行政系統內含各處室管理模組。
    2.校內專區啟用擴大行政會報項目。
    3.健康中心購置E化傷病系統，預計購置觸控螢幕。
    4.學校網站採用網韻無障礙網頁系統，便於擴增網頁內容與符合無障礙規範。
    5.使用PhotoStation建置永春影像館，將權限開放給各處室，行政人員便於 

管理與上傳各項活動照片。
6.因考量舊設備維修系統易遭不擋留言，啟用校務行政系統設備維修模組，

便於管理。