1-3-1行政規章與SOP流程的建立

 

      教育行政事務繁瑣，宜積極製作標準作業流程。有了標準作業流程的參考，可以減少新手上路嘗試造成的錯誤；因為有了比較具體、明確的工作指引，可以避免掛一漏萬所衍生的失誤；標準作業流程可以讓工作者思慮夠周詳，減少爭議。

一、訂定符合學校需要的規章及辦法

(一)本校行政團隊訂定校務工作計畫及各處室相關計畫，落實組織、計畫、溝通、協調、執行、考核之行程序。

(二)重大事項透過校務會議提案討論，通過後實施；各處室重要計畫或辦法，先提交行政會報討論，與其他處室橫向聯繫後發布；餘則依各行政規章及辦法所隸屬之委員會或組織，進行提案、討論及表決後實施。

(三)期初期末利用備課日時間，統一說明主要的行政規章與辦法；平時則利用教師晨會、學年會議等發布與說明。

二、規章及辦法能利用書面文件或學校網站公布

(一)將與家長、學生有關之重要規章及辦法公布於學校網站，以利家長了解。

(二)針對校內同仁之規範、計畫與辦法，則透過集會紀錄網、即時通Line群組及電子郵件等方式，通知校內同仁知悉學校運作，並有所遵循。

三、重要的行政事務建有SOP流程

(一)依據行政會議研商各項業務推動作業，以臺北市教師研習中心研發之「臺北市國小處室行政標準作業流程」手冊作為本校標準作業流程之參考規準。

(二)訂定完善的校務發展計畫與適切的處室年度工作計畫，並確實執行與考核。

(三)落實行政人員交接程序，使各處室業務能無縫延續與推行。

四、文書作業規定簡潔有效

(一)自103年8月13日起正式啟動公文線上簽核，每月逾期件數大幅降低至0~3件。

(二)鼓勵各處室新進同仁參加文書處理研習活動，強化新進人員文書處理能力，有效提升文書作業績效。

(三)依據文書作業規定，公文之收發、簽核與歸檔，均依規範執行。

每月辦理電子公文統計報表陳核，確實掌握公文辦理時程與績效。

 

 

 

1-3-2行政組織的運作與協調

 

行政作為之目的在確立方向、整合資源、邁向成功。學校的目標在促使每一個孩子成功，需仰賴課程教學、學習活動、環境營造與資源統整等環節間之契合，因此各行政單位間之運作與協調更形重要。

一、定期召開行政會議並紀錄

(一)每週一次召開各處室行政會報。

(二)每週一次召開教師晨會。

(三)每月一次，辦理各處室擴大行政會報暨學年會議。

(四)每月一次之領域社群會議，其記錄並傳閱至各處室以供意見反應及蒐集。

(五)每學期召開校務會議，議決每學期行事曆與重要議題或事項。

(六)各大型活動辦理前，如體育表演會、母親節遊藝會等，辦理活動籌辦會議。

二、各處室間有良好的橫向聯繫

(一)依據「臺北市國民小學分層負責明細表」，明定各處、組工作內涵與範疇。

(二)新增業務均經行政會議溝通協調後分配實施。

(三)重大事件於行政會議中進行處室分工協調，並訂定期程，以同步完成。

(四)校長進行走動管理，至各處室了解工作進度、協助解決工作困難。

(五)把握校師晨會、行政會報及每月擴大行政會議、學年會議等與教師進行溝通協調。

三、行政運作能有效落實校務發展重點

(一)訂定完善的校務發展計畫及處室年度工作計畫，並確實執行與考核。

(二)每週召開行政會報、每月召開擴大行政會報、學年會議，每學期舉行校務會議、課發會、性別平等委員會等，促進行政與教學多向溝通，溝通及檢視業務執行成效。

(三)每週行政會報，由校長與處室主管依校務發展重點、業務執行實際情形或跨單位合作需求細節，充份完善討論與溝通取得共識後執行，發揮各處室行政與教學等合作效能。

(四)各單位於期初備課日做學期業務計劃之宣導，期末校務會議做學期業務執行成果績效之報告，增進各處室與教師對學校各項業務的理解與支持。

四、教師對行政支援與服務之認同與滿意

(一)行政充分利用每週晨會作業務宣導與回饋，促進教師對行政業務了解與支持。

(二)提供充分的行政服務，滿足教師教學需求:

1. 組成辛亥樂園通訊中心即時通Line群組，讓全校同仁隨時交流與掌握最新訊息。
2. 教學設備採購調查透過學年會議整合教師意見與需求後辦理。
3. 建置班級網頁作為溝通平臺，並規劃全校教師與家長在學校日諮商時間。

規劃簡易便利的文具消耗品領用制度，文件油印服務制度、平板電腦(含充電車)借還制度，會議室、視聽教室、代用禮堂、校史室使用制度等。

 

 

 

1-3-3危機管理機制與實施

 

校園中常發生的危機來自很多方面，其發生通常是潛藏的、突然的，因此，面對突發性的各種危機，如何能有效積極的管理，轉危為安，是學校行政的重要職能。

一、危機處理小組之組成與應變機制

(一)訂定處理要點:依據「臺北市各級學校校園事件處理要點」擬定本校「校園事件緊急處理要點」，設立學校「校園事件處理小組」，明訂組織、執掌、任務、處理程序，並由校長擔任召集人，整合全校的行政力量。

(二)依據危機處理程序，確定標準化作業流程，建立校園危機管理制度。

(三)建立危機處理機制，分層負責管理:當事件發生時，由校長召集危機處理小組成員， 依處理程序與作業流程，指定新聞發言人(教務主任)統一對外發言與發布新聞稿;並立即向直屬長官、駐區督學報告;同時由學務處透過教育局軍訓室網站，依照事 件發生等級，依校園事件緊急通報規定以「校園事件即時通報表」最速件方式呈報教育局。

二、危機事件處理之演練，加強安全教育觀念宣導

(一)建立危機預防機制，培養校園危機意識與能力:平時利用教師晨會及兒童朝會宣導，讓親師生保持警覺，發現危險因子能立即加以排除;定期對可能發生危機的狀況重新檢討、評估，以提升應變能力。

(二)建立通報系統:全校師生在事件發生第一時間內，能迅速通知學校相關人員或上級單位，以掌握處理時效及尋求支援。

(三)實施危機處理演練:危機突然發生時，若事前沒有心理準備會措手不及;提高危機意識，定期辦理演練，可提升危機出現時的應變能力。

(四)建立校園危機處理的團隊精神:危機處理需要全校團隊合作、互相協調及共同承擔，防災編組由校長擔任指揮官，並將全校人力編組為指揮中心、供應組、緊急救護組、搶救組、滅火組、避難引導組、安全防護組、警戒組。透過校園危機事件演練，建 立處理危機的程序及原則，可讓全體親師生認識校園危機的特性，加強應變能力。

(五)強化校園安全與教育宣導:積極做好校園安全宣導，加強學生性別平等、生命教育及校園安全教育等課程，增進校園人身安全環境，建立友善校園，確保校園師生安全。

(六)公告校園危機處理辦法及流程：透過多元管道宣導師生防範意外偶發事件的發生，提供可隨時查閱了解處理的辦法和流程。

三、周延的有效的危機事件處理過程及紀錄

(一)啟動危機處理小組:遇有危機事件發生時，依本校「校園事件緊急處裡要點」馬上啟動「校園事件處理小組」。

(二)掌握事件真相與危機處理:依據危機處理程序，按照危機類別由業務承辦處室進行先期了解與處理，彙集完整資訊釐清事件真相，並進行危機處理作業，防止危機的擴大，避免二次傷害。

(三)管制現場秩序:先實施現場人員緊急疏散，檢視可能造成傷害的場所與設施;並同時管控現場秩序與管制人員進出，維持現場完整，以利後續調查處理，避免危機事件持續擴大。

(四)通報上級機關:除口頭向直屬長官、督學報告外，依校園事件緊急通報規定以「校園事件即時通報表」最速件方式呈報教育局。

(五)統計損失與善後處理:緊急處理後，立即彙整人員或財物損失，進行後續善後處理。

(六)發布新聞稿件:事件發生時，盡速掌握情況彙集相關資訊，釐清事件真相，並重建事件過程;除向首長及上級通報外，同時應主動掌握群眾心理，撫慰師生心靈，對外統一發言或適時發布新聞稿件，以避免無謂流言造成事件擴散。

(七)進行心理輔導與情緒復健:危機發生後，首先對當事人與全校師生進行心理輔導，利用時間對全校師生進行個別及團體心理輔導與協助，提供心理支持。

(八)建立危機處理檔案:遇有危機事件發生，由訓育組負責事件通報與紀錄，將事件過程以時間序詳實記載，建立危機處理書面檔案，以利後續釐清真相與還原事實;書面資料可提供學校及有關單位危機處理的參考與借鏡，作為日後檢討與評估改進危機事件處理依據。

(九)評估與檢討危機管理:召開危機檢討會議，調查及評估整個危機管理活動流程，以供未來學校修正危機管理計劃時參考。

(十)感謝協助的機關團體:除了感謝幫助學校度過難關的上級機關、友校、家長、新聞媒體及社會團體表達感謝之意，更要繼續保持聯繫，以因應危機。

四、訂定導護實施辦法、保全電子巡邏和訂定維護學童安全具體措施

(一)訂定校內導護執勤辦法，落實導護巡邏制度，巡邏校園死角，維護學生活動安全，盡量減低危機與偶發事件的發生。

(二)各班級安排家長於校門口和路口交通導護，里長積極爭取臺北市交通義勇警察大隊上學期間皆有義交於本校101巷口及萬美街口，協助學童行的安全。

(三)保全人員每一小時到校園各角落進行電子巡邏作業，巡邏確實，以電子報表呈現。

(四)設置電子圍籬警監系統，針對校園周邊較容易入侵之位置設置監視警報系統，達到預警效果。

五、訂定教師輔導管教學生辦法、落實學生申訴處理要點及校園正向管教輔導工作，以處理全校師生的事件。

六、實施校園門禁管制，徹底落實人員進出管理，維護校園安全。

七、辦理危機處理演練或辦理防災、防震、防火、CPR、AED急救等訓練，提昇教職員工生危機意識及危機處理能力。

八、建立自我檢核機制，依權責職務分工辦理：遊戲體育器材自我檢核、校舍安全自主檢核、專科教室設施設備安全檢查、辦理腸病毒防疫會議，管理危機，處理危機。

九、各項通報表單及流程，連結在網頁上，可隨時查閱了解處理的辦法和流程，並透過各類師生集會、公告及資源網站提醒師生防範意外偶發事件的發生。

 

 

 

1-3-4行政e化管理的推動

 

為了有效地處理學校各項設施、物力、人力及教學等資源，本校充分使用資訊科技及網路科技進行管理，並召開資訊小組會議共同規劃高效能的e化行政管理。

一、系統化且便利的e化管理

（一）行政e起來：本校在行政管理事務上充分運用資訊科技，透過軟硬體設備讓行政事務推動順暢與便利，訊息獲得與流通更加快速。行政e化的項目如下：

（二）教學e起來：班級及專科教室具備完善的資訊設備，教師教學充分運用資訊科技，促進教學創新及豐富學生的學習。班班教室具備電子白板、單槍投影、網路攝影機及實物投影機設備之外，教學事務亦採e化管理，e化管理情形如下：

二、e化管理空間與設備之增置及維護

（一）建置完善的主機房：主機房猶如e化環境的心臟一般，必須具備完善的設備，方能針對學校各種軟硬體設備，包括作業系統、資料庫管理系統、網路管理系統、資訊應用系統等進行正常維護。因此，本校建置了新穎的主機房，修建項目包括：網路機櫃、冷熱空調系統、環境監控系統、隔間裝修、高架地板及相關週邊設備等。另訂定「主機房安全維護管理辦法」，以有效運用機房內電腦及各項週邊設備，確保機房之電腦設備、應用系統及所儲存資料之安全及機密維護。

（二）充實優質e化設備：依校內需求辦理資訊設備採購，建置校內外光纖網路骨幹與更新高效能網路連線

（三）建置高效能防火牆防毒機制，定期檢核資訊安全，淨化網路使用環境。

三、教職員熟用e化管理系統

（一）本校不定期利用教師晨會時間及擴大行政會報時間說明e化行政的用途及操作方式，全校教職員工皆能熟悉並操作順利。

（二）推動新的e化管理系統時，相關處室會辦理相關研習活動，例如：校務行政操作研習、文書整合系統操作研習及差勤系統參作研習等。

（三）為了協助教職員工熟悉e化行政操作方式，資訊組會將相關操作手冊或教學ppt放置學校網頁，供共教職員工隨時查閱或下載。